Yliopistotulostus: Suojattu tulostus BYOD-maisemassa

Yliopistotulostuksessa on haasteensa. Jos olet koskaan johtanut kampuksen tulostusverkkoa, tiedät mistä puhumme. Turvallisuusongelmat. Monipuoliset käyttäjäryhmät. Hallitsematon pilvitulostus. Kausiluonteinen palvelinstressi. Vanhat tulostimet hajallaan valtavalla kampuksella.

Tästä syystä tulostuksenhallintaympäristöt ja BYOD (Bring Your Own Device), joissa opiskelijat ja henkilökunta voivat käyttää omia kannettavia tietokoneitaan, tablettejaan ja puhelimiaan muodostaakseen yhteyden tulostimiin, ovat tulleet niin suosituiksi yliopistojen IT-tiimien keskuudessa: ne selvittävät kampuksen tulostusturvallisuuden sotkua.

Ota käyttöön pilvipohjainen tulostushallintajärjestelmä

Aloita perusasioista, joka on pilvipohjainen tulostuksenhallintajärjestelmä. Tämä antaa järjestelmänvalvojille keskitetyn hallinnan koko verkkoon, mukaan lukien kaikki BYOD-laitteet. Yksi kojelauta, yksi totuus, täysin etäkäyttö ja hybriditulostusominaisuudet.

Olemme kirjoittaneet pilvitulostuksesta ennenkin (paljon), mutta kaksi asiaa erottuu yliopistotulostuksesta.

Ensinnäkin haluat ottaa käyttöön todennuksen olemassa olevien hakemistopalveluidesi kautta (joko AD, LDAP tai Azure AD riippuen olemassa olevasta infrastruktuurista ja käyttöjärjestelmistä). Toiseksi voit määrittää palvelut, kuten Find-Me-tulostuksen , joten käyttäjät voivat lähettää työnsä yhteen tulostusjonoon riippumatta siitä, ovatko he kampuksella vai eivät, ja vapauttaa ne lähimmältä tulostimelta.

Integroi yliopiston hakemistopalveluiden kanssa todennusta varten

Käsittelimme tätä yllä, mutta se on kampuksen tulostusturvallisuuden kultainen standardi. Hakemistointegraatio varmistaa, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää tulostusverkkoa. Se myös seuraa käyttöä, joten voit alkaa kartoittaa tulostustoimintaa käyttäjien, osastojen ja laitteiden välillä (jossa tulostuskiintiöt tulla peliin).

Käytä LDAP:ta tai SSO:ta integroidaksesi järjestelmiin, kuten Microsoft Azure AD tai Google Workspace. Määritä tulostimesi vaatimaan todennusta yliopiston tunnistetiedoilla (esim. opiskelijanumerot, salasanat tai henkilötunnukset) ja hyödyntää ryhmäkäytäntöjä käyttäjäkohtaisten käyttöoikeuksien, kuten tulostuskiintiöiden tai väritulostuksen, määrittämiseksi.

Määritä suojattu WIFI- ja VLAN-segmentointi

Kampuksen turvallisuuden paras käytäntö on yleensä eristää tulostusliikenne omassa verkossa. Tämä rajoittaa mahdollisen rikkomuksen aiheuttamaa laskeumaa. Joten miten se toimii käytännössä?

No, voit aloittaa vaatimalla BYOD-laitteiden muodostavan yhteyden kampuksen WIFI-verkon kautta riippumatta siitä, kuuluvatko ne opiskelijoille, tiedekunnalle tai vieraille. Segmentoi itse verkko käyttämällä erillisiä VLAN-verkkoja, joista kukin on määritetty tietylle liikenteelle, kuten opiskelijalaitteille, tiedekunnan laitteille, tulostimille ja IoT-laitteille.

Tämä eristää tulostuspalvelusi yleisestä dataliikenteestä. Lopuksi voit käyttää palomuureja ja pääsynhallintaluetteloita (ACL) rajoittamaan pääsyä tulostuspalvelimiin, joten niitä voivat käyttää vain todennetut laitteet. Tämä auttaa sinua noudattamaan kaikkia tietosuojalakeja, kuten GDPR tai FERPA.

Ota mobiilitulostus käyttöön suojatuilla sovelluksilla

BYODin avulla yrität aina tasapainottaa käytön helppouden ja turvallisuuden. Käyttämällä mobiilitulostussovelluksia, kuten PaperCut Mobility Print , jonka avulla käyttäjät voivat helposti käyttää tulostusverkkoa, ladata asiakirjoja ja säätää tulostusasetuksia lennossa.

Yhdistä tämä turvalliseen tulostuksen vapauttamiseen , jotta vain valtuutetut käyttäjät voivat vapauttaa tulostustöitä monitoimilaitteella, ja sinulla on helppokäyttöinen, päästä päähän salattu, keskitetysti hallittava etätulostusjärjestelmä. Uusien käyttäjien ottaminen käyttöön on yhtä helppoa kuin heidän yliopiston valtakirjansa vahvistaminen ja sovelluksen asentaminen BYOD-laitteeseensa. Työ tehty!

Valjasta IoT-tekniikka

Ihanteellisessa maailmassa on parasta ajatella monitoimitulostimia (MFD:t) IoT-reunalaitteina , mikä tarkoittaa päätepisteiden suojauksen ja reaaliaikaisen valvonnan korostamista. Uusissa tulostinmalleissa voit käyttää IoT-yhteensopivia kortinlukijoita kuten RFID tai NFC opiskelija- ja henkilöstötunnusten todentamiseen.

Ne voidaan integroida tulostuksenhallintasovellusten, kuten PaperCut, kautta kontaktitonta todennusta varten. On jopa kasvava mahdollisuus käyttää biometrisiä skannereita, joissa vaaditaan erittäin turvallista tulostusta.

Lopuksi, tutustu IoT-yhteensopivaan reaaliaikaiseen seurantaan, joka on loistava ennakoiva turvatoimenpide. Tulostimet voidaan varustaa IoT-antureilla, jotka valvovat käyttötapoja ja havaitsevat epätavallisen tulostustoiminnan. Yhdistä tämä automaattiseen virheraportointiin , ja voit nopeasti havaita ongelmat niiden ilmaantuessa.

Tällainen ennakoiva uhkien havaitseminen on ratkaisevan tärkeää. IoT:hen kytketyt tulostimet välittävät jatkuvasti toiminta- ja turvallisuustietoja keskitettyihin valvontajärjestelmiin. Hälytykset laukeavat sitten reaaliajassa, joten järjestelmänvalvojasi voivat ryhtyä välittömiin toimiin. Sinun on otettava huomioon IoT-päätepisteiden suojaus, jotta voit vähentää luvattoman käytön tai laitteen peukaloinnin riskiä.

Pysy mukautuvana

Mitä tietosuoja- ja yksityisyyslakeja sovelletaan, riippuu alueesta, jolla toimit. Useimmilla sääntelyjärjestelmillä on kuitenkin muutamia yhteisiä piirteitä: henkilötietojen turvallinen käsittely, turvallinen tallennus ja suojattu siirto.

Esimerkiksi Euroopan yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) edellyttää, että yliopistot ovat erittäin varovaisia esimerkiksi opiskelijatietojen, tiedekunnan tietojen ja tutkimustietojen kanssa. Ja kun tulostat eri kampuksilla tuhansilla BYOD-laitteilla, vaatimustenmukaisuuden säilyttäminen ei ole aina helppoa.

Tästä syystä BYOD-ystävällinen tulostuksenhallintaohjelmisto on niin tärkeä. Se poistaa arvailun säännösten noudattamisesta.

Käyttäjän todennus : BYOD-tulostusratkaisut varmistavat suojatun käyttäjän todennuksen (yleensä henkilökorteilla tai PIN-koodeilla), jotta vain valtuutetut käyttäjät voivat tulostaa arkaluonteisia asiakirjoja.

Tietojen salaus : BYOD-laitteiden tulostustyöt on salattava lähetyksen aikana sieppauksen tai luvattoman käytön estämiseksi.

Kirjauspolut : Kattava kirjaaminen ja tulostustoiminnan raportointi tarjoavat selkeän kirjausketjun, joka osoittaa vastuullisuuden tietojen käsittelystä.

Säilytyskäytännöt : Valmiiden tulostustöiden automaattinen poistaminen tulostuspalvelimesta varmistaa tietojen minimoimisen periaatteiden noudattamisen.

Päästä päähän -salaus

Yliopistot tulostavat paljon luottamuksellisesti – opiskelijoiden arvosanoja, tehtäviä, taloudellisia tietoja, tietueita jne. – joten päästä päähän -salaus on perusedellytys, varsinkin jos haluat säilyttää tietojen yhteensopivuuden GDPR:n kaltaisten asioiden kanssa. Tulostustyöt tulee salata siirron aikana ja lepotilassa käyttämällä suojattuja protokollia, kuten HTTPS, IPPS tai SSL/TLS, olettaen, että ne ovat yhteensopivia kaikkien olemassa olevien vanhojen laitteiden kanssa.

Voit lukea lisää PaperCut:n sisäänrakennetusta salauksesta täällä , mutta yleensä, erityisesti sekaympäristöissä, suosittelemme PaperCutPS:n käyttöönottoa.

Hyödynnä analytiikkaa

Tulostusanalytiikka on IT-osastosi supervoima erityisesti monimutkaisissa BYOD-ympäristöissä. Ne antavat sinulle täydellisen näkyvyyden ja hallinnan kaikesta yksittäisistä käyttäjämalleista osastokohtaiseen väriaineen käyttöön. Tulostusanalytiikkatyökalut voivat seurata mittareita, kuten tulostustöiden määrää kampuksella, tulostettuja sivuja käyttäjää tai osastoa kohti, tulostimen käyttöastetta ja tulostettujen asiakirjojen tyyppejä (esimerkiksi yksipuoliset vs. kaksipuoliset).

Tämän avulla IT havaitsee nopeasti vajaakäytetyt (tai ylikäytetyt) tulostimet, mikä mahdollistaa paremman kuormituksen tasapainotuksen ja uudelleensijoittamisen. Sama koskee paljon käyttäviä osastoja, jotka saattavat tarvita painokiintiöiden tai käytäntöjen täytäntöönpanoa tai jopa koulutusta kestävän kehityksen ja jätehuollon alalla.

Tunnistamalla nämä tehottomuudet – liian paljon yksipuolista tulostusta, liian paljon väritulostusta, liian monia keräämättömiä tulostustöitä ja tarpeettomien tavaroiden tulostamista – voit säästää rahaa ja tehdä tulostusympäristöstäsi paljon kestävämmän. .

Se on voitto/voitto kaikin puolin.