Kuinka ottaa pilvitulostus käyttöön keskipitkällä liiketoiminnallasi

Kuinka ottaa pilvitulostus käyttöön keskipitkällä liiketoiminnallasi

Pilvitulostus, kuten mikä tahansa muu digitaalinen muunnos, vaatii huolellista suunnittelua, muuten vaihdat vain yhden järjestäytyneen kaaoksen muodon toiseen. Keskisuurille yrityksille tämä tarkoittaa yleensä kolmen asian varmistamista: skaalautuvuutta, turvallisuutta ja integrointia olemassa oleviin järjestelmiin. Näissä kohdissa monet pilvisiirtoprojektit peruuntuvat.

Ja mitä tarkoitamme "keskikokoisella"? Gartnerin mukaan , "keskikokoinen yritys" on mikä tahansa yritys, jonka liikevaihto on 50–1 miljardi dollaria ja/tai 100–1 000 työntekijää. Toisin sanoen olet ylittänyt käynnistysvaiheen, mutta et ole valloittanut maailmaa – vielä. Kuulostaako tutulta?

Tässä artikkelissa tarkastellaan muutamia vinkkejä pilvitulostuksen käyttöönottamiseksi yrityksessäsi.

1. Valitse oikea pilvitulostusratkaisu

Hankalaa tässä on se, että keskisuuret yritykset kohtaavat usein pelottavan sekoituksen paikan päällä ja etätyötä, mahdollista usean pilven asennusta sekä useita käyttöjärjestelmiä ja vanhoja laitteita. Joo, vähän painajainen. Joten ensimmäinen askel pilvitulostuksessa on oikean pilvitulostuksen tarjoajan valitseminen. Tarvitset laiteagnostisen alustan, joka toimii useiden laitteiden kanssa ja integroituu olemassa olevaan infrastruktuuriisi. Bonuspisteet, jos kyseessä on pilvipohjainen alusta . Joten mene ulos ja tee tutkimus! Esitä kysymyksiä, pyydä tarjouksia ja selvitä, mitkä ovat yrityksesi tärkeitä ominaisuuksia.

Asenna vankka käyttäjän todennus

Ihmiset ajattelevat, että pilvi ei ole turvallinen, mutta se ei ole totta. Se on vaarallista vain, jos et pysty tekemään siitä turvallista. Ja kun kyse on keskisuurista yrityksistä, joissa on useita toimistoja ja etätyöntekijöitä, jotka tulevat sisään ja ulos, ensimmäinen asia, josta sinun pitäisi huolehtia, on käyttäjien pääsynhallinta. Mikä tahansa sen arvoinen pilvitulostuksen migraatio vaatii vankkoja todennusmenetelmiä, kuten kertakirjautumisen (SSO) Active Directoryn tai Microsoft Azure AD:n kautta. Suosittelemme myös vahvaa monitekijäistä lähestymistapaa käyttämällä jotakin pyyhkäisykorttiyhdistelmää , salasanat, biometriset kirjautumiset ja PIN-koodit.

Roolipohjaisten käyttöoikeuksien hallinta (RBAC)

Yrityksesi kasvaessa ja varsinkin kun siirrät kriittistä tulostusinfrastruktuuria pilveen, on erittäin tärkeää, että järjestelmänvalvojasi hallitsevat kuka voi tulostaa mitäkin . Tässä rooliin perustuvat pääsynhallintajärjestelmät (RBAC) tulevat esille. Pilvitulostuksen paras käytäntö on määrittää käyttöoikeudet käyttäjän roolin tai osaston perusteella. Esimerkiksi markkinointihenkilöstö saattaa tarvita väritulostusta, mutta talous ei luultavasti tarvitse – joten määritä tarvittavat käyttöoikeudet tulostuksenhallintaohjelmistollasi. Voit myös rajoittaa tiettyjen monitoimilaitteiden ja -laitteiden käyttöä, mikä auttaa ylläpitämään asiakirjojen turvallisuutta. Eihän koko yrityksen tarvitse käyttää tulostimia, jotka hoitavat palkanlaskennan, eikö niin?

Suunnittele skaalautuva tulostuksen käyttöönotto

Kasvu on tietysti hyvä asia, mutta se voi rasittaa tulostusympäristöäsi. Erityisesti keskisuurille yrityksille, jotka ovat aina muutaman viikon päässä yhdistymisestä tai uudelleenjärjestelystä. Siksi on tärkeää valita pilvitulostusratkaisu, joka skaalautuu yrityksesi kanssa. Huomioi seuraavat asiat: kuinka helppoa on saada uusia käyttäjiä? Entä tulostimien lisääminen tai poistaminen? Onko sinulla saumaton BYOD-asennusprosessi? Voitko skaalata pilvipalvelimia ilman monimutkaisia infrastruktuurimuutoksia? Entä verkon nopeudet ja suorituskykyongelmat? Yksi pilvitulostuksen eduista on sen luontainen skaalautuvuus, joten useimpien palveluntarjoajien pitäisi olla melko hyviä tässä pisteessä. Mutta se on silti jotain, joka on pidettävä mielessäsi.

Integroi olemassa olevaan mobiililaitteiden hallintaan (MDM)

Etä- ja hybridityöntekijät tarvitsevat suojatun tulostusmahdollisuuden mobiililaitteistaan, mutta se ei ole aina helppoa suuressa yrityksessä, jossa on useita toimistoja ja satoja työntekijöitä. Minkä pilvitulostusratkaisun valitsetkin, sen tulee integroitua olemassa olevaan MDM-ratkaisuusi. Etsi alustoja, joiden avulla järjestelmänvalvojat voivat työntää tulostuskäytäntöjä suoraan käyttäjien älypuhelimiin, tabletteihin ja kannettaviin tietokoneisiin tai ottaa käyttöön tulostinohjaimet keskeisestä sijainnista. Tämä varmistaa turvallisen ja johdonmukaisen tulostuksen käytön hallinnan kaikissa laitteissa, vaikka henkilökunta olisi toimistoverkon ulkopuolella.

Optimoi kustannukset tulostusanalytiikan avulla

Tulostamisen helpottaminen henkilöstölle on hienoa, mutta tiedätkö, mihin se johtaa, eikö? Lisää tulostusta. Tämä on kaksiteräinen miekka. Toisaalta hienoa, pilvitulostusympäristösi toimii sujuvasti ja työntekijät ostavat. Toisaalta pilvitulostuskustannuksilla on taipumus karkaamaan käsistä, ainakin jos niitä ei valvota. Kuten aina, tässä on tulostushallintaratkaisusi. Varmista, että käytät reaaliaikaista tulostusanalytiikkaa, jotta voit seurata eri osastojen käyttöä, määrittää tulostuskiintiöitä ja optimoida tulostuskäyttäytymistä (automaattinen kaksipuolinen tulostus on hyvä alku). Luo säännöllisiä raportteja seurataksesi järjestelmäsi suorituskykyä ajan mittaan – ja pidä kustannukset kurissa.