Täydellinen pilvipohjainen tulostuksen hallinta yrityksille

Cloud Print -hallinnan hyödyntäminen etätyöympäristöissä

Etätyö tarkoittaa, että voimme työskennellä missä tahansa. Mutta pitkään, jopa kodin Wi-Fin ja suojattujen pilvipohjaisten verkkojen tultua käyttöön, fyysisen asiakirjan tulostaminen merkitsi yleensä sitä, että joudut seisomaan tulostimen ääressä.

Tämä oli veto. Ei vain ihmisille, jotka joutuvat matkustamaan vain tulostaakseen, vaan myös liiketoiminnan tehokkuuden näkökulmasta. Ei ollut keskitettyä, helppoa tapaa hallita tulostuksen liikkuvuutta ja etätulostusta, ei tapaa ottaa nopeasti käyttöön ohjaimia ja tietoturvapäivityksiä suuressa verkossa, ei tapaa käsitellä BYOD-yhteistyötä tai luopua vanhan koulun tulostuspalvelimista.

No, ne päivät ovat virallisesti ohi. Pilvitulostuksen hallinta ja etätyöratkaisut ovat muuttaneet perusteellisesti tapaa, jolla organisaatiot käsittelevät asiakirjoja – ja ihmisiä. Tämä tekniikka on nousussa. Nykyään 70 % yrityksistä suorittaa yli puolet työnkulustaan pilven kautta, ja pilvitulostuksen käyttöönoton odotetaan saavuttavan 55 % vuoteen 2025 mennessä .

Tutustutaan siis pilvitulostuksen hallintaan ja siihen, miten voit käyttää sitä organisaatiosi nopeuttamiseen.

Tulostusmobiili on saapunut

Tulostuksen liikkuvuus oli vuosien ajan puuttuva pala etätyöratkaisun palapelissä. Työntekijöiden piti edelleen käsitellä fyysisiä asiakirjoja, eikä ollut helppoa tai turvallista tapaa kirjata työt etälokiin, etenkään BYO-laitteilla. Se kaikki on nyt muuttunut. COVIDin jälkeisessä maailmassa etätyöympäristöt ovat yleisiä, ja organisaatiot etsivät tekniikkaa, jonka avulla käyttäjät voivat tehdä mitä tahansa paikan päällä – mukaan lukien tulostaminen.

Pilvitulostuksen hallinnan edut etätyössä

Etätyöratkaisuissa on kaksi asiaa: joustavuus ja turvallisuus. Tee ne oikein ja kaikki muu loksahtaa paikoilleen. Onneksi pilvitulostuksen hallinta helpottaa sekä turvallista tulostusta että toimiston joustavuutta. Joten saat molempien maailmojen parhaat puolet.

Tulosta mistä tahansa . Jos sinulla on Internet-yhteys ja yhteensopiva tulostin, maailma on sinun osterisi. Siinä on pilvitulostuksen kauneus. Erilaiset organisaatiot voivat nyt tulostaa asiakirjojaan kotoa, työskentelytiloista tai mistä tahansa paikasta, jossa on internetyhteys. Tämä antaa yrityksille valtavasti joustavuutta.

Laitteen agnostikko . Pilvitulostuksen hallinta on yleensä laiteagnostikko (ja jos ei, etsi uusi palveluntarjoaja). Tämä tarkoittaa, että se toimii periaatteessa minkä tahansa laitteen kanssa, mukaan lukien matkapuhelimet, tabletit, kannettavat tietokoneet ja pöytäkoneet. Tarvitset vain Internet-yhteyden.

Irrota VPN . Perinteisissä tulostusasetuksissa oli joitain etäominaisuuksia, mutta ne rakennettiin yleensä kömpeleiden virtuaalisten yksityisverkkojen (VPN) ympärille. Pilvitulostus ei vaadi VPN:ää, mikä yksinkertaistaa koko prosessia etätyöntekijöiden kannalta.

Integrointi pilvitallennustilaan . Pilvitulostus integroituu myös saumattomasti pilvitallennuspalveluihin, kuten Google Driveen, Dropboxiin ja Microsoft OneDriveen. Etätyöntekijät voivat nyt käyttää, tarkistaa ja tulostaa asiakirjojaan poistumatta pilvestä. Ei enää paikallisia tiedostojen siirtoja!

Keskitetty tulostushallinta . Pilvitulostuksen hallinnassa on kyse hallinnan keskittämisestä. Oikein tehtynä se antaa IT-päälliköille yhden paikan, jossa he voivat seurata trendejä, tulostimen käyttöä, kulutustarvikkeiden tasoa, tulostintietoja, pääsyn hallintaa ja laiteasetuksia. Tämä puolestaan vähentää IT-taakkaa. Aina hyvä asia.

Turvallisuus. Ensimmäinen ajatuksesi, kun kuulet "pilvitulostuksen", saattaa olla "turvariski". Mutta se on totta vain, jos se on toteutettu huonosti. Pilvipohjainen tulostushallinta, kuten PaperCut, tulee mukana päästä päähän WebRTC-salaus , joten tulostesi metatietosi ovat turvallisia.

Etätulostuksen haasteita

Etätulostus on avannut työn uudelle aikakaudelle, mutta siinä on tiettyjä haittoja. Nämä eivät välttämättä ole katkaisijoita, ja useimpia niistä voidaan lievittää oikeilla järjestelmillä. Mutta ne ovat mainitsemisen arvoisia:

Internet-riippuvuus . Sitä ei voi kiertää. Internet on pilvitulostuksen suurin vahvuus ja sen akilleen kantapää. Jos internet katkeaa, myös etätulostuskykysi katkeaa.

Turvallisuushuolet . Arkaluonteisten tulostustöiden lähettäminen pilven kautta on vakava asia, minkä vuoksi useimmat pilvitulostuksen hallintaratkaisut käyttävät jotakin yhdistelmää päästä päähän -salauksesta, käyttäjätodennusta, suojattua tulostuksen julkaisua ja biometrisiä tunnistetietoja.

Tietosuoja ja vaatimustenmukaisuus . Jos työskentelet säännellyllä alalla, kuten terveydenhuollon tai rahoituksen alalla, pilven käyttöön liittyy todennäköisesti tiukkoja lakeja. Organisaatioiden on oltava tämän asian kärjessä ja valittava pilvitulostusratkaisut, jotka ovat soveltuvan lainsäädännön mukaisia .

Käyttäjäkoulutus . Suuren organisaation siirtäminen pilveen on aina haaste, varsinkin jos ihmiset ovat käyttäneet vanhoja järjestelmiä pitkään. Tulostaminen ei eroa. Useimmat ihmiset ovat samaa mieltä siitä, että pilvipohjaiset ratkaisut ovat kaikin puolin helpompia, mutta joudut todennäköisesti käyttämään aikaa ja energiaa koulutukseen helpottaaksesi sujuvaa päivitystä.

Muokkaa asetuksiasi

Yksi vankan pilvitulostuksen hallintaratkaisun todellisista eduista on, että voit mukauttaa yksittäisten käyttäjien tulostusasetuksia. Toisin sanoen IT-päälliköillesi täydellinen rakeinen hallinta. Käyttäjille voi olla määritetty tulostusrajoituksia, tulostusbudjetteja tai erilaisia turvallisuusselvitystasoja organisaation tarpeiden mukaan.

Etätyö ja tuottavuus

Ahh, laiska, kuriton norsu huoneessa. Huolimatta siitä, kuinka monet tutkimukset (ja niitä on monia ) osoittavat etätyön parantavan työntekijöiden tuottavuutta, 85% yritysjohtajista uskoo päinvastoin. Se tuntuu sovittamattomalta erolta, joka on sovitettava yhteen, jos etä-/hybridityöllä on mahdollisuuksia selviytyä.

Tällä hetkellä on syytä huomata, että etätulostus parantaa ehdottomasti työntekijöiden tuottavuutta , jo pelkästään siksi, että ihmiset voivat nyt tehdä enemmän työtä lyhyemmässä ajassa. Taas yksi syy hypätä pilveen. Ota meihin yhteyttä jo tänään !